Agronegócio | 6 minutos de leitura

BackOffice no Dia-a-Dia: Um Alicerce na Era Digita

No mundo digital das fintech, muito se ouve falar da sua agilidade operacional, com suas vantagens e facilidades instantâneas usadas nos aplicativos e sítios de internet. Mas quem é o real facilitador desse processo?

Quem realmente põe o produto sob medida na mão do interessado, seja investidor ou seja tomador? Quem colhe e guarda todos os instrumentos necessários para fazer acontecer?

Esse é o trabalho do BackOffice, que na tradução crua do inglês, é a “parte de trás do escritório”, que também pode ser traduzido como “retaguarda” ou, mais completo, “retaguarda administrativa e financeira”. Continue lendo e saiba mais.

O que é BackOffice

Fundamentalmente, compõem o BackOffice, todos os setores e áreas essenciais numa empresa para o seu bom funcionamento! Como bons exemplos: cadastro, operações, financeiro, marketing, recursos humanos, estoque, logística, contabilidade, jurídico, entre outros.

Eles atuam “nos bastidores”, garantindo a operacionalidade do negócio como um todo, isto é, tudo aquilo que fornece gestão e suporte para que a companhia consiga realizar suas atividades. Sendo assim, é tamanha a importância dos investimentos nessa área, para manter a empresa em sintonia e para minimizar os problemas que apareçam no dia a dia.

Portanto, ele é formado por todas as áreas que não fazem parte do Front Office “linha de frente”, que lidam diretamente com os clientes de forma digital ou não, como: comercial/vendas, relacionamento e SAC.

Ele não está diretamente ligado à geração de receita para a empresa, mas oferece todo o suporte operacional para as demais equipes, ou seja, para que as áreas que se relacionam diretamente com o público, sejam bem-sucedidas e suas necessidades previamente solucionadas.

Gestão de BackOffice

Para os negócios que prestam serviços e usam soluções digitais, existem etapas importantes a serem cumpridas para que o cliente obtenha aquilo que deseja e a empresa ganhe com seus produtos. No entanto, para que a venda seja conclusa com sucesso, é necessário que não haja gargalos.

O BackOffice atua visando evitar esses transtornos, porque ele dá suporte aos principais processos internos e fortalece as rotinas administrativas e financeiras, garante a qualidade dos produtos e serviços e padroniza os procedimentos.

Alguns outros exemplos de BackOffice e suas funções:

· BackOffice na indústria: na manutenção de máquinas e equipamentos, a equipe trabalha garantindo o pleno funcionamento das atividades operacionais.

· BackOffice no varejo: a equipe atua no suporte aos vendedores, garantindo que haja disponibilidade dos produtos, ou trabalhando no faturamento e na cobrança.

· BackOffice em e-commerce: a equipe trabalha identificando a falta de determinado produto no estoque ou no correspondente, aquele de maior busca e antes que o cliente siga com a compra, evitando assim possíveis cancelamentos de pedidos e insatisfação.

· BackOffice no financeiro: que garante o bom funcionamento de processos, como os controles internos, como suporte para um sistema de gestão integrado, desempenhando atividades e controlando as tarefas administrativas diárias.

Automatização

Considerando a automatização de diferentes processos empresariais, que busca trazer mais agilidade e menos erros, no BackOffice financeiro, os resultados não são diferentes, atividades como emissão de notas fiscais e registro de cobranças são essenciais para uma empresa e devem ser realizadas da melhor forma possível, preferencialmente digital.

As vantagens da automatização não inúmeras, como a redução da burocracia, maior produtividade, controle de custos, segurança da informação. A exemplo da gestão de documentos financeiros que é bastante burocrática, como cadastros, notas, formulários, relatórios, protocolos e diversos outros papéis que precisam ser administrados e armazenados.

Por isso esse processo demanda tempo e atenção dos funcionários, uma vez que muitos desses documentos têm um valor jurídico, a agilidade e redução de tempo na geração e gestão, são as principais melhoras que a automatização oferece. Ademais, muitas funções que antes eram complexas são simplificadas, como a emissão de notas fiscais, o envio de informações tributárias etc.

Maior produtividade

O que resulta na maior produtividade em diversas atividades do setor administrativo, que são simples de fazer, mas quando executadas por processos manuais podem levar mais tempo do que o necessário.

A exemplo, um funcionário poderia analisar os relatórios de balanço da companhia, para ver quais custos podem ser reduzidos, mas passou a maior parte do seu dia registrando o controle de estoque.

Uma atividade que poderia facilmente ser automatizada. Logo, um dos grandes benefícios de automatizar processos financeiros, é deixar os funcionários livres para se dedicar a processos que realmente necessitam de poder de decisão e estratégia.

Vale destacar que a automatização reduz custos, uma vez que a alocação de pessoas se torna mais eficiente, qualificado todos por treinamentos, otimizando a composição desses gastos e gargalos. Ademais a automatização, proporciona uma melhor visão da eficiência da alocação financeira da empresa e do negócio como um todo.

Guarda e a proteção de dado

A guarda e a proteção de dados não podem ficar de fora, visto que eles são essenciais para todas as atividades do negócio. Ao automatizar a captura, armazenamento e administração, cria-se um procedimento que colabora para evitar erros de processos e de tomada de decisão, garantindo que essas informações, muitas com valores jurídicos, não sejam perdidas ou mal levantadas.

Automação do BackOffice

A automatização do sistema BackOffice é fundamental para construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor. As falhas e os gargalhos raramente serão eliminados por completo, independentemente do tamanho da organização ou seu ramo de atuação.

Porém a automação do BackOffice, ajuda a reduzir significativamente os erros, não permitindo que eles cheguem até o cliente.

Portanto, a coerência e a união, com objetivos claros para cada setor da empresa, são fundamentais para garantir que todos estejam alinhados com a missão e os valores do BackOffice, estabelecendo um fluxo sadio entre os clientes e a marca.

Investimento em Tecnologia

No Brasil o setor financeiro é o maior investidor privado em tecnologia. De acordo com a pesquisa da Febraban de Tecnologia Bancária 2022, destinando 58% dos aportes no desenvolvimento e na melhoria de softwares.

Corroborando que as instituições financeiras seguem avançando com o foco na experiencia fluida e na conveniência aos usuários, otimizando digitalmente o BackOffice. Os dispêndios do setor bancário responderam por 20% dos gastos totais em tecnologia no último ano, superando os segmentos de Telecomunicações e Comercio.

A inteligência artificial, internet das coisas (IoT), Big Data, Blockchain e as Assembleias Digitais, são atividades e conceitos que passam a integrar cada vez mais a rotina dos clientes, dos investidores e do próprio BackOffice financeiro.

Levando as intuições financeiras enfrentarem o desafio constante de serem mais eficientes e inovadoras, tendo em vista clientes mais conectados e mais exigentes.

Segmentos financeiros

O segmento financeiro devido a sua complexidade, necessita de sistemas inteligentes e integrados, que diminuam os custos e gerem eficiência, de modo a balancear os fluxos do BackOffice e a experiencia de clientes e investidores, através da digitalização de processos evitando casos de retrabalho e otimizando as entregas.

Necessariamente em conformidade com a legislação nacional, regulamentada por órgãos de fiscalização como o Banco Central e a CVM.

As instituições financeiras a exemplo dos fundos de investimento, já contam hoje com plataformas para a realização de assembleias virtuais, o que dá comodidade e transparência para suas deliberações, conforme exige a legislação do setor.

A solução aperfeiçoa, centralizando documentos como os editais de convocação, votos de acionistas, investidores e/ou debenturistas, além de suas respectivas atas. Deste modo os dados e históricos das assembleias se tornam digitais de forma completa e atualizada.

Tecnologia utilizada pelas organizações

A Inteligência Artificial passa a compor cada vez mais a realidade das empresas, principalmente nas instituições financeiras, automatizando processos e de forma simultânea efetuando o processamento e a interpretação dum grande volume de dados.

Em paralelo passaram a utilizar também a tecnologia criptografada descentralizada, ou seja, os protocolos Blockchain.

Na prática, a solução serve para a proteção das informações dos usuários de sistemas diversos, como o financeiro, isso permite que seja “mapeado e reservado” todo o acesso e o uso dos dados utilizado na rede.

Para o BackOffice ela colabora na redução da necessidade de intervenção manual, garantindo a integridade e a transparência das operações, sendo mais um recurso trabalhando contra as fraudes e as inconsistências, ampliando a consistência dos registros e simplificando os processos internos.

Outra tecnologia utilizada pelas organizações é a Cognitiva, que são sistemas inteligentes integrados e possuem a capacidade de aprender. A solução baseia-se no princípio do raciocínio e da compreensão, visando a produção de modelos matemáticos e de ideias que vão além da tradicional programação.

Desta forma a tecnologia tem capacidade de identificar riscos, entregar experiencias otimizadas e propor fluxos para otimização das organizações e de quebra também identificar oportunidades.

Outras tecnologia utilizada pelas organizações

Nesse sentindo, também se faz importante mencionar as certificações digitais, elas são ferramentas indispensáveis para a digitalização de processos diversos, tornando as diversas transações por meio eletrônico, mais seguras para empresas e consumidores.

Logo os certificados digitais possuem papel fundamental na ampliação da oferta de serviços no ambiente virtual. Conforme cresce a quantidade de certificados digitais emitidos, mais pessoas podem utilizá-los, mais serviços passam a ser disponibilizados. Com isso a necessidade de deslocamento diminui, bem como o tempo e os recursos gastos na execução de tarefas.

O certificado digital é um documento digital utilizado para identificar pessoas e empresas no mundo virtual, que permite assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, atestando a veracidade tanto das transações como dos processos da empresa.

Para isso utiliza-se da criptografia de dados, garantindo a autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas. Ele deve ser gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora (órgão responsável pela criação e gerenciamento dos Certificados Digitais) que esteja de acordo com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil

Conclusão

Desde 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-02, de 24 de agosto de 2001, passou a fazer parte do dia a dia das pessoas e das empresas, ela foi a responsável por regularizar e validar os contratos digitais no Brasil, além de distinguir a assinatura digital das outras ações eletrônicas.

Portanto, a união da tecnologia e da expertise humana através das soluções digitais, passam a compor cada vez mais as rotinas das organizações, sejam financeiras ou meramente protocolos de BackOffice, a segurança virtual e a conveniência evidenciam que o futuro demanda integração e omnichannel.

Não perca nenhuma novidade!

Assine nossa newsletter para ficar por dentro de lançamentos, conteúdo e muito mais da Finanblue Asset.

Gostou do conteúdo? Compartilhe